Nouvelle au CISSSMO : Quand la logistique soutient les soins : le quotidien d’un agent d’approvisionnement

Entrevue avec Cédric Pekam, agent d’approvisionnement au CISSS de la Montérgie-Ouest

Derrière chaque service offert aux usagers, il y a une équipe qui planifie, coordonne et trouve des solutions au quotidien. Plongez dans le quotidien de Cédric Pekam, agent d’approvisionnement au CISSSMO, et découvrez un rôle stratégique, collaboratif et essentiel au bon fonctionnement du réseau de la santé.

Qu’est-ce qui vous a mené à choisir une carrière en approvisionnement dans le réseau de la santé?

J’ai découvert l’approvisionnement dès mon enfance en travaillant dans l’entreprise familiale d’épiceries, ce qui a développé mon intérêt pour la logistique. Après des études en administration des affaires et inspiré par le parcours de mon père, j’ai choisi de me spécialiser en logistique au cégep André‑Laurendeau pour travailler dans le secteur de la santé. Mes expériences variées m’ont confirmé mon goût pour la planification, l’organisation et la recherche de résultats concrets.

À quoi ressemble une journée typique dans votre rôle d’agent d’approvisionnement?

Ma journée commence en douceur… ou du moins, elle essaie. J’ouvre mes courriels, ISIOS et Consigno avec l’énergie d’un détective qui cherche des indices, puis je me rends compte que mon café est déjà tiède. Je réponds aux messages, je fais mes suivis fournisseurs et j’enchaîne les rencontres Teams avec les requérants, où je deviens parfois traducteur officiel de « besoins flous » en « besoins clairs ».

J’analyse ensuite les demandes dans ISIOS, je valide, je prépare les dossiers contractuels, j’envoie les demandes d’autorisation. En bref, je fais mon cardio administratif quotidien. Ensuite viennent la sollicitation du marché, l’évaluation des soumissions et l’octroi des contrats, suivis de la fameuse reddition au SEAO — le dessert de ma journée. Heureusement, les niveaux de priorité dans ISIOS m’aident à y voir clair et à garder un bon rythme malgré les imprévus.

Comment décririez-vous la dynamique de travail et la collaboration au sein de votre équipe?

Notre équipe travaille en mode hybride, entre bureau et télétravail, avec des communications fluides par Teams ou téléphone. L’ambiance est très collaborative et orientée vers le service aux usagers, et nous pouvons toujours compter sur le soutien des APPR, du chef de service ou du SCT lorsqu’un dossier devient complexe. Malgré des défis comme la gestion des requérants, les nouveaux dossiers, les exigences légales ou les délais serrés — et quelques factures en litige que j’aime moins — nous restons une équipe soudée qui avance ensemble.

Quelles sont les forces de votre équipe et ce qui vous distingue?

Notre équipe se distingue par une collaboration exceptionnelle et une disponibilité constante des membres pour s’entraider. Nous utilisons efficacement les outils collaboratifs comme Teams, qui facilitent grandement nos communications. Nous avons aussi une belle cohésion humaine, avec des 5 à 7 occasionnels, des anniversaires soulignés et de petites attentions comme des cartes ou des cadeaux lorsque quelqu’un vit un événement personnel important. Cette culture d’équipe renforce nos liens et nous permet de travailler ensemble de façon harmonieuse et solidaire.

Quels sont les projets et mandats majeurs qui attendent votre équipe dans les prochaines années?

Les prochaines années seront marquées par plusieurs projets d’envergure, notamment l’ouverture de l’Hôpital de Vaudreuil‑Soulanges, un projet majeur pour l’ensemble de la direction. Notre équipe est déjà impliquée dans une partie des acquisitions en lien avec ce déploiement, et elle le sera encore après l’ouverture, puisque plusieurs contrats devront être mis en place pour soutenir les opérations du nouvel établissement et assurer une continuité de services optimale.

Même si je ne suis pas directement impliqué dans tous les volets, notre équipe joue un rôle de soutien essentiel, que ce soit dans la planification des acquisitions, l’accompagnement des équipes cliniques et administratives, ou l’adaptation des processus aux besoins d’un milieu en pleine expansion.

Nous poursuivrons également la modernisation de nos outils et de nos processus afin d’améliorer l’efficacité, la traçabilité et la rapidité des opérations. Plusieurs initiatives internes d’optimisation sont aussi prévues, ce qui permettra d’alléger les processus d’achat et d’offrir un service encore plus performant.

Quelles qualités et compétences sont essentielles pour réussir dans ce rôle ?

Pour réussir dans ce métier, il faut faire preuve d’empathie et de patience, car certains dossiers avancent lentement et impliquent plusieurs intervenants. La rigueur, la communication et la capacité à poser les bonnes questions sont essentielles pour bien comprendre les besoins. La débrouillardise joue aussi un rôle important : il faut souvent chercher soi‑même l’information, que ce soit dans d’autres dossiers ou sur le SEAO. Le respect des collaborateurs est une valeur clé, et avec l’expérience, j’ai développé un bon sens de la recherche d’information et une attention accrue aux détails.

Selon moi, un excellent agent d’approvisionnement n’a pas forcément besoin de tout savoir, mais doit surtout savoir où chercher, comment conseiller et comment accompagner efficacement les requérants. Le savoir‑être occupe aussi une place fondamentale : le respect des collaborateurs, l’ouverture aux autres, la capacité à rester calme, professionnel et bienveillant, même sous pression sont des qualités essentielles.

Quelles réalisations récentes illustrent le plus la contribution de votre équipe?

L’implantation du logiciel de gestion de projet ISIOS représente l’une de nos plus belles réussites, puisqu’il nous permet aujourd’hui de gérer nos contrats de façon beaucoup plus structurée, transparente et efficace. L’intégration de ConsignO Cloud, notre plateforme de signature électronique sécurisée, a également transformé positivement nos opérations en centralisant les signatures, en réduisant le volume de courriels et en accélérant les étapes d’approbation. Ces deux outils ont modernisé nos processus et amélioré significativement notre productivité. Nous travaillons également sur les plans d’approvisionnement, un projet majeur qui vise à mieux planifier et prioriser les besoins de l’organisation, assurer une gestion proactive des achats et améliorer la cohérence entre les équipes.

Une fois pleinement déployé, ce plan permettra d’anticiper les demandes, de réduire les imprévus, de renforcer la coordination entre les secteurs et de soutenir davantage la prise de décision stratégique. Ses impacts attendus incluent une meilleure utilisation des ressources, un suivi plus précis des engagements contractuels et une optimisation globale du cycle d’approvisionnement. Plus récemment, nous avons mis en place un sondage de satisfaction envoyé aux requérants à la suite de l’appel d’offres public. Cet outil nous permet d’obtenir une rétroaction directe sur la qualité de notre service, de mieux comprendre les besoins des requérants et d’identifier des pistes d’amélioration.

Cette démarche contribue à renforcer notre culture d’amélioration continue et témoigne de notre engagement à offrir un service toujours plus efficace, transparent et centré sur les usagers.

Envie de faire partie de l’équipe?

Le rôle d’agent d’approvisionnement est au cœur du bon fonctionnement de notre organisation. Si vous souhaitez évoluer dans un environnement collaboratif, stimulant et en constante évolution, découvrez nos offres d’emploi et joignez‑vous à nous pour contribuer concrètement aux services offerts aux usagers.